Het moment waarop een spreekuur gepland wordt is afhankelijk van de aard van het verzuim en de duur van het verzuim. Uiterlijk in de zesde week van het verzuim vindt het eerste spreekuur plaats. Dit moment is eerder indien de aard van de ziekmelding hierom vraagt. Hierna volgt periodiek een vervolgspreekuur, waarbij rekening gehouden wordt met de wettelijke verplichten vanuit de Wet verbetering poortwachter.
Vóór het eerste spreekuur met de bedrijfsarts wordt er vanuit de arbodienst al begeleiding gegeven door de Werkhervatting Consulent.